CRM Yolculuğu1000 Firma 1 Hikâye

1. Excel Dönemi: Başlangıç Kolaylığı

İlk 100 müşteri için Excel yeterlidir.

Patron şöyle der: “Ben zaten müşterilerimi Excel'de tutuyorum, bana yeter.”

Ancak ikinci, üçüncü aramalarda sorunlar başlar:

• •“Bu müşteriye dönülmüş müydü?”
• •“Ödeme tarihi hangi satırdaydı?”
• •“Randevu notunu yazmıştım ama bulamıyorum.”

2. Karmaşa Dönemi: İşbirliği İhtiyacı

Personel sayısı artar, herkes kendi Excel'ini tutmaya başlar.

Bir çalışan şöyle der: “Ben notu yazdım ama senin dosyanda görünmüyor.”

İşte o anda biri akıl eder: “Hadi Excel'i Drive'a taşıyalım, herkes aynı anda görebilsin.”

Drive'a taşındığında sorun çözülmüş gibi görünür, ama kısa sürede yeni problemler çıkar:

• •Uzun notlar gözden kaçar.
• •Kritik müşteri bilgileri kaybolur.
• •“Bu satırda yazıyordu ama kimse fark etmedi, müşteri aramadan vazgeçti.”

Çözüm olarak Excel'ler ayrılır: müşteri takibi için ayrı, ödeme için ayrı, randevu için ayrı dosyalar.

3. Baskı Dönemi: Excel'in Sınırları

Personel artık patrona baskı yapmaya başlar:

• •“Müşteri kayboldu çünkü Excel hatırlatmadı.”
• •“Bildirim sistemi yok, unutulan işleri kimse hatırlatmıyor.”
• •“Binlerce müşteri arasında kayboluyoruz, veri aramak için saatler harcıyoruz.”

Müdür de çalışanlara hak verir: “Haklısınız, Excel bu iş için yetersiz.”

Excel'in en büyük eksikleri ortaya çıkar:

• •Bildirim yok, hatırlatma yok.
• •Veri işlemek ve aramak için çok zaman harcanır.
• •İş yükü artar, müşteri kayıpları çoğalır.

4. İlk Çözüm Arayışı: Yazılım Firmaları

Firma 2-3 yazılım firmasını arar, teklif ister.

Gelen cevaplar: 700-800 bin TL maliyet, 3-4 ay teslim süresi.

Yazılım firmaları şöyle der: “Biz CRM uzmanı değiliz, sıfırdan kodlamamız lazım.”

Patron düşünür: “Bu kadar bekleyemem, bu kadar bütçem yok.”

5. İkinci Çözüm Arayışı: Kiralık CRM Sistemleri

Firma Google'a yazar: “X sektör CRM sistemleri”, “X sektör CRM çözümleri”.

Karşısına kiralık CRM sistemleri çıkar. İlk bakışta fiyatlar çok caziptir:

“700-800 binlik bir sistemi 39-99 USD'ye kullanabiliyoruz, harika!”

Ancak kısa süre sonra ilk şoku yaşar: fiyatlar kişi başına.

“Yani her personel için ayrı ödeme mi yapacağız?” Patron düşünür: “Önemli değil, yeter ki işlerim aksamasın.”

Tüm personele CRM açılır. İlk gün heyecan vardır: “Sonunda teknolojiye geçtik, sorunlar bitecek.”

Fakat personel binlerce fonksiyon arasında kaybolur:

• •“Bu buton ne işe yarıyor?”
• •“Raporu çıkaramadım, yanlış menüye girdim.”

Sistem işlevsel gelmez, öğrenmek zorlaşır. Bir süre sonra herkes şöyle der: “Olsun, en azından Excel'den iyidir.”

1-2 ay sonra patron bir mail alır:

“Depolama alanınızın %80'i doldu. Daha fazla alan için aylık 150 USD ek ödeme yapınız.”

İkinci şok yaşanır.

Üçüncü şok ise personel ayrıldığında gelir: “Personeli sildik ama onun verileri de kayboldu.”

Çözüm basittir: yeni personel açılır. Ama bu da ek kullanıcı ve ek maliyet demektir.

Zamanla patron fark eder:

“Her sene işime çok az yarayan bir sistem için 3.000-5.000 USD ödüyorum.”

Sistemi bırakmak ister ama verilerini almak zorundadır. Yazılımcı şöyle der: “Bu format başka veritabanına uygun değil, JSON lazım. Ancak bunun için astronomik rakamlar talep ederiz.”